But

Le but de cette politique est de souligner l’engagement de l’entreprise afin d’assurer que tous les renseignements personnels soient recueillis, entreposés et divulgués selon l’esprit et l’intention de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Résumé

Les renseignements personnels se définissent comme étant toutes les données concernant un particulier qui aident à déterminer l’identité de la personne comme client, ainsi qu’à vérifier leur habilité à payer tous les frais encourus. Cette politique couvre les domaines suivants lorsqu’il s’agit de traiter les renseignements personnels d’un client :

(a)    But/Limites de la collecte — Seuls les renseignements exigés par l’entreprise et la Loi sur le développement du  tourisme et les règlements seront recueillis du client. Les renseignements seront recueillis pour les raisons suivantes : 

-         Faciliter l’inscription et fournir des services personnels

-         Établir l’identification du client

-         Protéger le client et l’entreprise contre la fraude et les erreurs

-         Fournir à l’entreprise de l’information pour des fins de marketing

(b)   Divulgation limitée — Les renseignements personnels ne seront divulgués qu’aux organismes externes qui exigent de tels renseignements d’après la loi. Des entreprises connexes ou liées peuvent avoir accès aux renseignements des clients pour des fins de marketing ou des fins promotionnelles. Toutes les autres demandes de renseignements exigeront le consentement du client. Le consentement peut être soit explicite ou implicite. Par exemple, un consentement explicite peut être donné par un client, par écrit, pour autoriser l’entreprise à fournir les renseignements d’accommodation à leur employeur. Le consentement implicite a lieu lorsqu’un client signe un formulaire d’inscription, une facture ou une facturette. Dans ces situations, le client autorise l’entreprise à percevoir les frais encourus.       

(c)    Exactitude — Tous les clients doivent fournir les bons renseignements à l’entreprise. Toute  inexactitude découverte sera corrigée ou devrait être mentionnée à l’entreprise par le client.

(d)   Protection/Accès individuel — Tous les renseignements actuels seront entreposés de façon sûre et seul le personnel qui a un besoin précis aura accès à ces renseignements. Lorsque les renseignements d’un client ne sont plus nécessaires pour utilisation immédiate, ils seront entreposés de façon sûre sous la responsabilité du gérant de l’hôtel. Tous les renseignements entreposés électroniquement peuvent seulement être accédés avec des mots de passe par des utilisateurs autorisés. Les renseignements seront retenus pour une période de temps suffisante afin d’appuyer les exigences en matière de tenue des dossiers financiers de l’Agence du revenu du Canada (habituellement 7 ans).

(e)    Processus de résolution — Toute demande de renseignements, préoccupation ou plainte concernant le traitement des renseignements sur le client peut être dirigée au siège social de l’entreprise pour effectuer une évaluation. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada peut fournir de plus amples informations au 1-800-282-1376.